Sujet du jour : la maitrise des couts d’impression.

Sans prétendre connaitre les politiques d’impression des administrations et entreprise PME en Afrique subsaharienne et en m’appuyant sur mes échanges avec  les cadres des services informatiques et des services généraux, je peux dire qu’une majorité  ne connaissent pas leur budget lié aux impressions.
Pour les entreprises Européenne,  les coûts d'impression se situent  en moyenne entre 2 et 3% de leur chiffre d'affaire (ce chiffre pouvant aller  jusqu'à 10%).

Par conséquent de plus en plus d’entreprises se sont attaqués à ce poste de dépense et parviennent économiser (30 à 40% de leur budget impression).  Les méthodes utilisées pour y parvenir sont généralement les suivantes. :

·         Faire un audit du parc d'impression et une analyse des impressions. C’est un prérequis pour pouvoir mener des actions efficaces.

o    Il faut savoir précisément, le nombre d'imprimantes, le type d'impression réalisé, et le nombre de ramettes de papier utilisées par mois qui peut servir  d'indicateur.

o    Il faut savoir combien il ya d'utilisateurs pour combien de machine, les besoins réel en impression noir blanc ou couleur.

Cet audit permettra d’identifier également les éventuels dysfonctionnements

·         Clarifiez la responsabilité de la DSI ou services généraux  sur le parc  d’impression (imprimantes/photocopieuses)

·         Réalisez une rationalisation du parc  d’impression, en privilégiant les imprimantes de la même marque de manière à faire des achats groupé s de consommable en faisant des économies d’échelles.

·         Définissez la répartition des imprimantes entre les services en centralisant par services, si possible à côté du bureau d’un responsable. ;))

·         Généraliser l'utilisation des impressions recto verso par défaut, une initiative qui diminuerait le coût de la page imprimée.

·         Appliquer  la dématérialisation des documents (numérisation et envoi par e-mail ou sauvegarde sur clé USB )

  Voici quelques bonnes pratiques générales qui pourront introduire le sujet auprès des responsables dont le sujet n'est pas une priorité.