J’ai eu des échanges avec  une connaissance responsable informatique d’une entreprise au Burkina, qui me faisait part des difficultés qu’il rencontrait pour faire les comptables  utiliser de manière optimales les nouveaux outils mis à leur disposition. Il préférait leur macro Excel avec lesquels ils avaient l’habitude de travailler.

En effet, les projets de refonte ou d’évolution des systèmes d'informations (SI), sont structurants pour l'entreprise, car ils impactent la quasi totalité de ses métiers. Ici visiblement le service comptable.

Autrefois  négligée, la conduite du changement* doit être intégrée dans la démarche projet pour en assurer le succès.  J’ai pu constater sur les projets d’intégration de progiciel sur lesquels j’ai travaillé de l’importance grandissante que prenais le chantier « change » au sein des projets. Mon propos est de partager avec vous l’utilité de la conduite du changement et  son intérêt pour compléter la réussite de vos projets.

Quand un projet informatique est mis en œuvre, les habitudes de travail des salariés de l’entreprise sont modifiées et parfois bouleversées. Ce changement inquiète et  peut entrainer un  manque de coopération de la part des utilisateurs finaux du nouveau système qui peut conduire au refus de l’utiliser.

Alors comment faciliter l’adhésion et l’appropriation par les utilisateurs du nouveau système informatique ?

Par la conduite du changement qui vise à favoriser cette adhésion et à aider la compréhension du projet par les responsables  et les utilisateurs. L'objectif étant d'éviter que le nouveau système ne soit rejetée ou, plus fréquemment, utilisée de façon non optimale par manque de préparation ou de formation des utilisateurs.

Sur  les projets sur lequel j’ai participé, la conduite de projet était géré par des équipes dédiés dont la mission principales consistaient à :

–à réaliser la documentation utilisateur du nouveau système informatique,
– à réaliser la formation aux nouveaux outils informatique et aux process. La formation utilisateurs ne se limitant pas au simple transfert de connaissance théorique mais à une mise  en pratique de la nouvelle application. L’outil quand il est suffisamment  aboutit est mis à disposition après les formations pour que les utilisateurs puissent s’entrainer.

– Communiquer sur les apports du projet.

De plus en plus ces trois aspects sont compléter par une forte implication des futurs utilisateurs en amont dans la phase d’avant projet et de conception pour une meilleur  réussite des projets.

J’ai eu des échanges avec  une connaissance responsable informatique d’une entreprise au Burkina, qui me faisait part des difficultés qu’il rencontrait pour faire les comptables  utiliser de manière optimales les nouveaux outils mis à leur disposition.

* Accompagner les utilisateurs dans l’appropriation de nouvelles méthodes, de nouveaux processus ou de nouvelles applications.