Êtes-vous capable en fin de semaine de dire précisément sur quoi vos équipes ont travaillé? Les réponses que j'ai souvent entendu sont : Oui approximativement, mais le plus souvent Non.

En effet, dans les entreprises en Afrique tout comme en Europe les équipes voient d'un mauvais œil que l'on s'intéresse de près à leurs emplois du temps.

Or compte tenu des contraintes budgétaires des DSI, il devient de plus en plus nécessaire de maitriser le temps passé par tâches, par projets par collaborateurs et par pôles.

En effet, savoir précisément comment se répartie l'activité de vos équipes permet de pouvoir :

• Orienter les efforts dans le sens de la stratégie de la DSI

• Vérifier le consommé réel des équipes dans la réalisation des projets et le comparer au budget Initial.

• Faire apparaitre de manière factuelle les besoins en ressources

• Identifier les ruptures de charges (pas de travail défini pour certaines ressources) des ressources et les réaffecter sur d'autres tâches

• Faire la chasse aux "gaspillages",  Exemple : si des développeurs passent 50% de leur temps en réunion au lieu de développer, il faut se poser des questions

Pour moi, le Compte Rendu d'activité (CRA), est un véritable outil de pilotage. Il existe des logiciels dédiés à la gestion du temps des équipes qui propose des statistiques et des analyses qui peuvent vous permettre d'affiner l'utilisation de vos ressources pour qu'elles soient occupées au mieux.

Pour un service informatique de petite ou moyenne taille, un fichier Excel est suffisant. (Attention prévoir un accès simultané au fichier).

Comment mettre en place un tel outil au sein d'un service informatique.

•  D'abord, il faut communiquer auprès des équipes la raison de la mise en place du CRA. Bien leur expliquer que ce n’est pas du « flicage » mais un outil pour optimiser l’affectation quotidienne des tâches et ainsi améliorer le fonctionnement de la DSI.  

• Si vous avez quelqu’un dans vos équipes qui maîtrise Excel et VB,  alors utilisez sa compétence pour développer un outil permettant, de lister les différentes taches par fonction. Exemple :

Pour des développeurs : 

• Chiffrage
• Analyse
• Réalisation
• Plan de test
• Test Unitaire
• Documentation
• Recette
• Réunion 
• Problème technique
  
• Formation
• Absence

Pour chaque tâche il faut pouvoir affecter le temps passé par développeur, à l'heure près.

Exemple : Lundi 11/10 pour le développeur Mamadou Ouédraogo

•  
  • Réalisation => 2 Heures
  • Plan de test => 1 Heures
  • Test Unitaire => 3 Heures
  • Documentation => 2 Heures

L’outil doit également permettre en fin de semaine ou de mois de consolider l’activité de l’équipe par ressource, par activité, par projet et par pôle (help desk, développement, projets, réseau, web, décisionnel etc..).

• Les équipes doivent remplir quotidiennement le CRA et si possible le chef d’équipe doit le vérifier. Ces derniers doivent relancer les retardataires, plus les jours passent moins les équipes se rappellent précisément de ce qu’ils ont fait et surtout du temps que çà leurs a pris.
  

• Consolider les charges par activités puis analyser chaque fin du mois les tendances

Les points suivants sont à surveiller par la DSI :

•    Inactivité des équipes dues à des Problèmes techniques
•    Temps passé en réunion importants
•    Rupture d’activité pour les équipes
•    Consommé sur les projets 
  

Il apparait clairement pour moi que c'est un avantage pour le bon fonctionnement de la DSI que de savoir le temps passé par les équipes sur les différentes activités du département. Par contre il faut être vigilent pour que les équipes comprennent bien son utilité. Si ce n'est pas le cas, ils ne rempliront pas correctement le CRA et les informations consolidées ne seront pas fiable...